Y rôl

A chithau’n Swyddog Cymorth Technegol Gwybodaeth, byddwch yn chwarae rhan allweddol wrth helpu cydweithwyr ledled Cyfoeth Naturiol Cymru i wneud y gorau o’n systemau rheoli dogfennau a gwybodaeth digidol. Gan weithredu fel arbenigwr technegol dibynadwy, byddwch yn darparu cefnogaeth, arweiniad a hyfforddiant arbenigol i ddefnyddwyr ar draws y sefydliad, gan sicrhau eu bod yn gallu gweithio’n hyderus ac yn effeithiol gyda’n systemau gwybodaeth corfforaethol.

Byddwch hefyd yn cyfrannu at weinyddu, ffurfweddu a gwella’n barhaus lwyfannau rheoli dogfennau CNC, gan helpu i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn ddibynadwy, yn effeithlon ac yn cyd-fynd ag anghenion y busnes. Gan weithio’n agos â’r tîm Rheoli Cofnodion, byddwch yn darparu arbenigedd technegol i gefnogi gweithgarwch llywodraethu gwybodaeth a rheoli cofnodion, gan helpu CNC i gyflawni ei rwymedigaethau cydymffurfio a chyrraedd safonau arfer gorau.

Dyma gyfle ardderchog i rywun sy’n mwynhau datrys problemau technegol, gweithio ar y cyd ag ystod eang o randdeiliaid, a chael effaith go iawn ar sut mae gwybodaeth yn cael ei rheoli ar draws y sefydliad. Byddwch yn rhan o gyflawni prosiectau, gwella gwasanaethau a chefnogi datblygiad systemau sy’n galluogi cydweithwyr i gael mynediad at wybodaeth, ei rheoli a’i diogelu’n effeithiol.

Fel sefydliad, rydym yn cefnogi gweithio hyblyg.Byddwch yn cael eich contractio i swyddfa CNC o fewn y lle, a bydd gofyn i chi fynd yno ar gyfer cyfarfodydd rheolaidd, hyfforddiant ac ar gyfer cyfarfodydd un i un gyda’ch rheolwr. Bydd y rhain yn cael eu cynllunio ymlaen llaw.

I wneud ymholiad anffurfiol am y rôl hon, cysylltwch â Beth Hall at Beth.Hall@cyfoethnaturiolcymru.gov.uk  

Bydd cyfweliadau’n cael eu cynnal ar Microsoft Teams.

Yr hyn y byddwch chi’n ei wneud

• Darparu gwasanaeth datryswr ITIL ar gyfer systemau rheoli dogfennau CNC, sy’n golygu delio â digwyddiadau cymorth technegol cymhleth gan ddefnyddio gwybodaeth lefel uchel a dilyn egwyddorion ITIL.
• Bod yn gyfrifol am reoli a ffurfweddu’n ganolog systemau rheoli dogfennau corfforaethol CNC o ddydd i ddydd, yn ogystal â hen yriannau ac archifau, e.e. gweinyddu caniatâd mynediad, cyfyngiadau a newidiadau i’r cynllun ffeiliau corfforaethol, ffurfweddu, e.e. datrysiadau SharePoint pwrpasol. • Lledaenu, hyrwyddo, cyhoeddi a gweithredu polisïau, canllawiau, gweithdrefnau ac arfer gorau. Ysgrifennu a diweddaru nodiadau canllaw ac arweiniad ar gofnodion digidol ar gyfer defnyddwyr. Dehongli anghenion defnyddwyr y busnes a deddfwriaeth gwybodaeth berthnasol wrth gynhyrchu canllawiau technegol.
• Cynllunio, dylunio ac arwain y gwaith o ddarparu hyfforddiant ar ddefnyddio systemau rheoli dogfennau CNC; gweithdai a gweminarau gloywi i staff ar draws Cyfarwyddiaethau CNC a sesiynau cynefino i holl staff newydd CNC;
• Cynghori staff ym mhob adran ar faterion rheoli cofnodion er mwyn galluogi CNC i gydymffurfio â gofynion deddfwriaeth gwybodaeth ac i reoli eu gwybodaeth yn effeithlon.
• Cynorthwyo’r Swyddog Cofnodion Adrannol ac arbenigwyr rheoli cofnodion i gyflawni prosiectau gwelliant parhaus a rhoi adnoddau newydd neu ffyrdd newydd o weithio ar waith, e.e. cadwraeth ddigidol a pharhad digidol.
• Ymgymryd â dyletswyddau a chyfrifoldebau iechyd a diogelwch sy’n briodol i’r swydd.
• Ymrwymiad i Bolisi Cyfle Cyfartal ac Amrywiaeth Cyfoeth Naturiol Cymru, ynghyd â dealltwriaeth o sut mae’n gweithredu o fewn cyfrifoldebau’r swydd.
• Bod yn ymrwymedig i’ch datblygiad eich hun drwy ddefnydd effeithiol o’ch cynllun datblygu personal (a elwir yn Sgwrs)
• Unrhyw ddyletswyddau rhesymol eraill y gofynnir amdanynt sy’n gymesur â gradd y rôl hon.

Eich cymwysterau, profiad, gwybodaeth a sgiliau 

Yn eich cais a’ch cyfweliad, gofynnir i chi ddangos y sgiliau a’r profiad canlynol gan ddefnyddio dull STAR.

1. Sgiliau a phrofiad amlwg o ddefnyddio polisïau ac arferion rheoli cofnodion.
2. Gwybodaeth dechnegol fanwl a phrofiad yn rheoli a chynnal systemau rheoli dogfennau digidol (e.e. Office 365, SharePoint ar-lein, Repstor a Sharegate).
3. Mae profiad o ffurfweddu a defnyddio adnoddau gweinyddu systemau/cronfeydd data yn ddymunol.
4. Llythrennedd cyfrifiadurol rhagorol, a defnydd blaenorol o Microsoft Office (Word, Excel, Access) ac e-bost.
5. Profiad o ddylunio a chyflwyno hyfforddiant wyneb yn wyneb neu dros Skype.
6. Profiad o ganolbwyntio ar gwsmeriaid wrth ddarparu gwasanaethau.
7. Dealltwriaeth o’r ddeddfwriaeth neu’r gydymffurfiaeth sy’n llywodraethu’r ffordd rydym yn rheoli cofnodion.

Gofynion y Gymraeg

• Hanfodol: A2 – Lefel sylfaen

Gofynion y Gymraeg

Noder: Os nad ydych yn bodloni’r Gofynion y Gymraeg y rôl hon ni fydd eich cais yn cael ei ei adolygu.

Gwybodaeth ychwanegol

Bydd ymgeiswyr llwyddiannus yn destun gwiriad boddhaol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Fel arfer, gwneir penodiadau o fewn 4 i 8 wythnos i’r dyddiad cau. 

Oni nodir yn wahanol yn yr adran ‘Rôl’ yn yr hysbyseb hon, ni all Cyfoeth Naturiol Cymru gynnig nawdd fisa ar gyfer y swydd hon. Er bod gennym drwydded ar gyfer nawdd fisa i Weithwyr Medrus, mae ond yn berthnasol i rolau penodol sy’n bodloni’r meini prawf cymhwystra a’r gofynion cyflog a nodir gan Lywodraeth y DU o dan y llwybr fisa i Weithwyr Medrus. 

Buddion

Bydd y rôl hon yn cynnig amrywiaeth o fanteision, gan gynnwys:

• cynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil sy’n cynnig cyfraniadau o 28.97% gan y cyflogwr (bydd staff mewnol llwyddiannus yn aros yn eu cynllun pensiwn presennol)
• 28 diwrnod o wyliau blynyddol, yn codi i 33 diwrnod
• absenoldebau hael ar gyfer eich holl anghenion mewn bywyd
• ymrwymiad i ddatblygiad proffesiynol
• manteision a chymorth o ran iechyd a lles
• awr les wythnosol y gallwch ddewis pryd i’w defnyddio

Gweler y manylion llawn ar gyfer yr holl fuddion y byddwch yn eu cael fel gweithiwr.