Prifysgol Caerdydd

Cynorthwyydd Gweinyddol - Cyfleusterau

Cyflogwr:
Prifysgol Caerdydd
Cyflog:
£20,092 - £22,254 y flwyddyn
Lleoliad:
Caerdydd
Dyddiad Cau:
13/07/2022
Termau'r Swydd:
Parhaol
Oriau:
Llawn amser
Disgrifiad:

Dewch i ymuno â thîm Gwasanaethau Proffesiynol gwych yn yr ysgol busnes Gwerth Cyhoeddus gyntaf yn y byd!

Mae cyfle cyffrous wedi codi i weithio yn Ysgol Busnes Caerdydd. Rydym yn chwilio am rywun i ymuno â'n tîm cyfleusterau proffesiynol, colegol, amrywiol a chroesawgar i ddarparu cymorth gweinyddol i gefnogi'r amrywiaeth eang o wasanaethau'r tîm.

Mae'r tîm hwn yn darparu gwasanaethau blaen tŷ a derbynfa, archebu ystafelloedd, reprograffeg, postio a phorthora yn ogystal â bod yn gyfrifol am gynorthwyo gyda rheoli a gwella mannau dysgu ac addysgu, swyddfeydd a mannau cymunedol yr Ysgol. Mae'r tîm hefyd yn gyfrifol am fframweithiau a systemau Diogelwch, Iechyd, yr Amgylchedd a Lles yr Ysgol ac yn bwysig mae'n rhan annatod o agenda cynaladwyedd yr Ysgol, gan arwain ar ehangu a chefnogi ein mentrau a'n datblygiadau amgylcheddol.

Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn unigolyn creadigol, hyblyg, brwdfrydig a chyfrifol gyda sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol wedi'u cyflwyno yn y Gymraeg a'r Saesneg.

Gwybodaeth am yr Ysgol
Caiff Ysgol Busnes Caerdydd ei hystyried yn gyffredinol yn un o'r ysgolion busnes a rheolaeth gorau yn y DU, roedd yn 6ed yn y DU am ansawdd ei hymchwil yn Fframwaith Rhagoriaeth Ymchwil 2014 (REF). Rydym ni’n addysgu dros 3,500 o fyfyrwyr bob blwyddyn, gan gynnwys dros 1,500 o fyfyrwyr rhyngwladol. Mae gan Ysgol Busnes Caerdydd gyfadran ryngwladol o ysgolheigion o’r radd flaenaf. Mae'r enw da sydd gennym am ein gwaith ymchwil wedi ein helpu i ennill ein plwyf fel canolfan ragoriaeth i gydweithwyr o'r DU a thu hwnt. A ninnau'r Ysgol Busnes Gwerth Cyhoeddus gyntaf, mae Ysgol Busnes Caerdydd wedi ymrwymo i gynnig gwerth cymdeithasol ac economaidd. Mae'n gwneud hyn drwy ymgymryd ag ymchwil ryngddisgyblaethol o'r radd flaenaf sy'n mynd i'r afael â'r heriau mawr sy'n wynebu cymunedau, busnes a sefydliadau.


Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Credwn y gallwn wneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o wahanol gefndiroedd sydd am greu Prifysgol sy'n ceisio cyflawni ein rhwymedigaeth gymdeithasol, ddiwylliannol ac economaidd i Gaerdydd, Cymru, a'r byd.  Wrth gefnogi ein gweithwyr i gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a'u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i rannu swyddi neu weithio'n hyblyg.

Disgrifiad Swydd

O fewn y Tîm Cyfleusterau, bydd y Cynorthwyydd Gweinyddol yn:
•    Darparu cymorth gweinyddol ansawdd uchel i'r Ysgol Busnes, gan ymgymryd ag ystod o dasgau gwasanaeth arferol a'u cwblhau i fodloni gofynion gweithredol a gwasanaeth a boddhad cwsmeriaid, ac arwain ar reoli meysydd cyfrifoldeb penodol yn yr Ysgol.
•    Rhoi cefnogaeth ac arweiniad ar yr ystod lawn o wasanaethau a ddarperir gan y Tîm.
•    Sicrhau bod y Tîm yn cael cefnogaeth a bod dyletswyddau Allweddol, Penodol a Chyffredinol y rôl yn cael eu cyflawni'n broffesiynol.

Dyletswyddau Allweddol
•    Delio ag ystod eang o ymholiadau wyneb yn wyneb, ebost a ffôn oddi wrth gwsmeriaid mewnol ac allanol, gan gynnwys staff, myfyrwyr ac ymwelwyr allanol, mewn modd amserol, cyfeillgar a phroffesiynol, gan nodi eu gofynion ac addasu ymatebion safonol yn unol â hynny, a mynd ati’n effeithlon ac yn effeithiol i nodi neu gyfeirio ystyriaethau at reolwyr neu dimau eraill yn yr Ysgol neu Brifysgol.
•    Cydweithio ag eraill o fewn a thu allan i'r Tîm, yr Ysgol a'r Brifysgol ehangach, gan gynnwys arweinwyr academaidd perthnasol yn yr Ysgol, er mwyn gwneud argymhellion ar gyfer datblygu prosesau a gweithdrefnau sefydledig a gweithgareddau a mentrau cynaladwyedd.
•    Sefydlu perthnasoedd gwaith gyda chysylltiadau allweddol, yn fewnol ac yn allanol, i helpu i wella lefelau gwasanaeth ac ymchwilio i dechnolegau newydd ac ymarfer a phrosesau nodedig o'r tu allan i'r Ysgol.
•    Ymgymryd ag amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi'r tîm a'r Ysgol Busnes.
•    Casglu a dadansoddi data er mwyn diweddaru systemau gweinyddol â gwybodaeth gywir, ac adnabod tueddiadau a phatrymau sylfaenol mewn unrhyw ddata a gyflwynir a gweithredu unrhyw ymatebion safonol, gan gyfeirio unrhyw faterion ansafonol ymlaen fel bo'r gofyn.
•    Cyfrannu at lwyddiant y tîm, arwain eraill drwy esiampl a helpu i oruchwylio a rheoli’r Tîm.

Dyletswyddau Penodol
•    Bydd Cynorthwywyr Gweinyddol unigol yn y Tîm yn cefnogi pob un o'r Dyletswyddau Penodol isod, ond gofynnir iddynt arwain, yn weithredol ac yn ddatblygiadol, ar ran y Tîm ar un ohonynt, neu ar nifer ohonynt.
•    Darparu gwasanaeth derbynfa cyfeillgar hynod broffesiynol, wedi'i gyflwyno'n dda, gan weithredu fel pwynt cyswllt cychwynnol ar gyfer ystod eang o gwsmeriaid mewnol ac allanol a darparu gofal cwsmer o'r safonau uchaf wrth gyfarfod, cyfarch a chyfarwyddo cwsmeriaid ac ymwelwyr.
•    Hwyluso system mynediad diogelwch y wefan, gan gysylltu'n uniongyrchol â Diogelwch i sicrhau bod y gwasanaeth yn rhedeg yn llyfn.
•    Hysbysu am ddiffygion cynnal a chadw a'u cofnodi, a chofnodi tasgau neu waith angenrheidiol gydag Ystadau'r Brifysgol, a, gan ddefnyddio Porth Cyfleusterau Cymorth yr Ysgol, monitro ac olrhain hynt y gwaith a darparu adborth rhagweithiol i randdeiliaid mewnol, gan gyfeirio unrhyw bryderon o ran cynnydd at reolwyr yr Ysgol.
•    Cynnal deunydd ysgrifennu, reprograffeg, cyfleusterau a chyflenwadau traul AV staff yr Ysgol, archebu stoc, cysylltu â rhanddeiliaid i sicrhau bod y stoc mwyaf priodol ar gael, gan gynnwys bodloni ystyriaethau cynaladwyedd, a  monitro gwariant yn erbyn y gyllideb.
•    Cyflawni dyletswyddau porthora ysgafn, oddi mewn a rhwng adeiladau'r Brifysgol.
•    Cefnogi pwyllgorau a chyfarfodydd perthnasol, gan gynnwys paratoi agendâu a phapurau, cymryd cofnodion a monitro a dwysáu gweithredoedd y cytunwyd arnynt ar ran y Cadeirydd.
•    Bod ar gael ar gyfer digwyddiadau y tu allan i oriau gwaith, gyda'r nos ac ar benwythnosau, drwy drefniant y cytunir arno ymlaen llaw.
•    Cynorthwyo gyda chyfleusterau, materion diogelwch, cynnal gweithdrefnau agor a chau adeiladau yn amserol, gwirio a monitro ystafelloedd seminar, mannau cyfarfod a chyffredin yn ôl amserlenni y cytunwyd arnynt, gan hysbysu am ddiffygion neu eu datrys, a gosod ystafelloedd yn ôl manylebau a geir ymlaen llaw.
•    Gweithredu system Diogelwch, Iechyd, yr Amgylchedd a Lles (SHEW) yr Ysgol, gan gynnwys gwerthusiadau DSE staff, gan weithredu neu ddwysáu camau lliniaru gofynnol,  gweinyddu ac adolygu asesiadau risg, cysylltu ag arweinwyr gweithgaredd academaidd a gwasanaethau proffesiynol i gyflawni'r rhain, a dangos dull gweithio rhagweithiol i gefnogi agenda cynaladwyedd yr Ysgol.
•    Cefnogi gwasanaeth archebu ystafelloedd yr Ysgol, yn geisiadau ad-hoc a hefyd y cysylltiadau agos â gweithgareddau amserlennu. 
•    Gweithredu gwasanaethau post yr Ysgol, gan gynnwys rheoli cyllidebau ac ail-daliadau cysylltiedig, cysylltu â chyflenwyr technoleg a gwasanaethau allanol a darparu cyngor ac arweiniad i gwsmeriaid ar y gwasanaethau mwyaf priodol i'w hanghenion.
•    Gweinyddu a chynnal rhwydwaith arwyddion digidol yr Ysgol, gan sicrhau bod y cynnwys yn gyfredol ac yn berthnasol ac yn cydymffurfio â deddfwriaeth briodol, gan ddarparu cyngor ac arweiniad i ddefnyddwyr gwasanaeth.
•    Gweithredu gwasanaethau reprograffeg yr Ysgol, gan gynnwys rheoli cyllidebau ac ail-daliadau cysylltiedig, cysylltu â chyflenwyr technoleg a gwasanaethau allanol a darparu cyngor ac arweiniad i gwsmeriaid ar y gwasanaethau mwyaf priodol i'w hanghenion.


Dyletswyddau Cyffredinol
•    Dylai'r deiliad swydd allu dangos ei fod yn cyd-fynd â gwerthoedd yr Ysgol, a ddatblygwyd ar y cyd â'i strategaeth Gwerth Cyhoeddus.
•    Datblygu’n bersonol ac yn broffesiynol mewn ffyrdd addas i’r swydd a fydd yn gwella eich perfformiad.
•    Cyfrannu at weithgareddau ehangach Gwasanaethau Proffesiynol yr Ysgol.
•    Sicrhau eich bod yn deall pwysigrwydd cyfrinachedd wrth ymgymryd â'r holl ddyletswyddau
•    Cadw at bolisïau'r Brifysgol ar Ddiogelwch Gwybodaeth (gan gynnwys rhwymedigaethau GDPR y Brifysgol), Diogelwch, Iechyd, yr Amgylchedd a Lles (SHEW) a Chydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (EDI).
•    Cyflawni dyletswyddau eraill yn achlysurol nad ydynt wedi'u nodi uchod ond sy'n cyd-fynd â'r rôl

Manyleb Unigolyn

Meini Prawf Hanfodol

1.    NVQ 2/TGAU A-C neu gymwysterau neu brofiad gwaith cyfatebol.
2.    Profiad helaeth o weithio mewn gweithle gweinyddol neu swyddfa.
3.    Gallu diamheuol i ddefnyddio pecynnau TG swyddfa cyffredin (e.e. MS Office).
4.    Gallu diamheuol i sefydlu systemau a gweithdrefnau gweinyddol safonol.
5.    Gallu profedig i gyfathrebu'n effeithiol ac yn broffesiynol ag ystod eang o bobl, yn ysgrifenedig ac ar lafar ac yn y Gymraeg a'r Saesneg.
6.    Gallu a brofwyd i weithio fel aelod effeithiol o’r tîm, a rhoi cyngor ac arweiniad i aelodau eraill y tîm yn ôl yr angen.
7.    Ymrwymiad cryf, â thystiolaeth, i wasanaeth cwsmeriaid.
8.    Gallu amlwg i ymdopi â cheisiadau estynedig am wybodaeth neu wasanaeth, a datrys problemau cwsmeriaid lle bo'n briodol.
9.    Tystiolaeth o allu i gynllunio, blaenoriaethu a threfnu eich gwaith eich hun o fewn amserlenni y cytunir arnynt.
10.    Gallu pendant i gymryd y cam cyntaf wrth ddatrys problemau ac ymateb i ymholiadau, gan gydymffurfio â gweithdrefnau ac arferion safonol.

Meini Prawf Dymunol

1.    Profiad o ddarparu gwasanaethau cyfleusterau, a thechnolegau a systemau cyfleusterau cysylltiedig, mewn amgylchedd swyddfa a/neu addysgol.
2.    Profiad o weithredu systemau a fframweithiau SHEW.

Gwybodaeth Ychwanegol

Gwybodaeth am y Cais
Nodyn pwysig: Polisi'r Brifysgol yw defnyddio manyleb y person fel arf allweddol ar gyfer rhestru byr. Dylai ymgeiswyr ddangos eu bod yn bodloni'r HOLL feini prawf hanfodol yn ogystal â'r rhai dymunol, lle bo hynny'n berthnasol.  Fel rhan o'r broses ymgeisio, gofynnir i chi ddarparu'r dystiolaeth hon drwy ddatganiad ategol. Sicrhewch fod y dystiolaeth yr ydych yn ei darparu yn cyfateb i'r meini prawf wedi'u rhifo a amlinellir uchod. Bydd eich cais yn cael ei ystyried yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarperir gennych o dan bob elfen. 

Sut i wneud cais